INFORMATIVA ALL’ASSISTITO SULL’USO DEI SUOI DATI PERSONALI E DEI SUOI DIRITTI

ai sensi dell’Art. 13 Regolamento (UE) n. 679/2016 – Regolamento generale sulla protezione dei dati

(GDPR)

Gentile Assistito,

Odontonetwork è una società di servizi specializzata nello sviluppo e nella gestione di formule di assistenza sanitaria in ambito odontoiatrico. Odontonetwork non somministra direttamente le prestazioni odontoiatriche agli assistiti, ma autorizza l’erogazione di tali prestazioni all’interno delle strutture sanitarie convenzionate inserite nel suo network. La copertura di tali prestazioni è garantita da contratti o convenzioni sottoscritti da Odontonetwork con le società assicuratrici, direttamente o tramite la partnership con Enti, Casse Assistenziali/Fondi Sanitari, aziende pubbliche e private. La informiamo pertanto che, ai sensi dell’Art. 13 del GDPR, per garantire le prestazioni in Suo favore, Odontonetwork ha necessità di utilizzare alcuni dati personali che possono riguardale Lei e, in caso in cui la copertura sia estesa al nucleo familiare, anche i Suoi famigliari e conviventi, per le finalità e nei termini di seguito indicati.

QUALI DATI TRATTIAMO E PER QUALI FINALITÀ

Odontonetwork ha necessità di raccogliere, utilizzare, consultare e, più in generale, trattare dati personali identificativi (quali nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, indirizzo di residenza, recapito telefonico e di posta elettronica), forniti direttamente da Lei o da soggetti terzi da Lei autorizzati (Aziende, Enti, Casse e Fondi Sanitari). Tali dati sono indispensabili per attivare l’erogazione delle prestazioni odontoiatriche rientranti nella copertura di cui Lei beneficia. Il conferimento di questi dati è necessario per l’erogazione e la gestione della prestazione odontoiatrica, e in alcuni casi è obbligatorio per legge, regolamento, normativa comunitaria o in base alle disposizioni impartite da soggetti pubblici quali l’Autorità Giudiziaria o le Autorità di vigilanza.

In assenza di tali dati non saremmo in grado di fornirle correttamente le prestazioni richieste, inclusa la gestione degli appuntamenti e l’invio di avvisi e comunicazioni di servizio che le indirizzeremo attraverso i dati di contatto da lei indicati.

Possiamo trattare anche i dati bancari che Lei eventualmente ci fornirà, qualora voglia beneficiare del rimborso di prestazioni a pagamento o della liquidazione degli indennizzi.

Raccogliamo inoltre categorie particolari di dati (idonei a rivelare le condizioni di salute, come quelli riportati in prescrizioni, referti, fatture di specialisti, ecc.) che potranno esserci trasmessi dalle strutture sanitarie convenzionate o direttamente da Lei, attraverso l’invio in formato cartaceo o il caricamento in formato digitale nell’ “Area riservata” della web app Odontonetwork Healthcare System, per dare corso alle prestazioni previste dal suo piano sanitario.

Il trattamento di questi dati è necessario per il perfezionamento del contratto di prestazione sanitaria di cui Lei è parte in quanto Odontonetwork non potrà adempiere la propria obbligazione (autorizzare l’erogazione e gestire le prestazioni) senza trattare anche i dati sulla salute degli assistiti.

Tutti i dati personali trattati per le finalità assistenziali, saranno custoditi nel pieno rispetto delle misure di sicurezza previste dalla normativa relativa alla protezione dei dati personali e saranno conservati per la durata del piano sanitario e, al suo termine, per i tempi previsti dalla normativa in materia di conservazione di documenti a fini amministrativi, contabili, fiscali, contrattuali, assicurativi. Quando i dati personali non sono più necessari a ottemperare agli obblighi contrattuali e di legge, Odontonetwork provvede a renderli anonimi (con la possibilità di conservare e utilizzare ulteriormente le informazioni anonimizzate) o a cancellarli in modo sicuro.

Con riferimento alla sua eventuale registrazione nell’area riservata della nostra web app “Odontonetwork Healthcare System” (da pc, tablet o smartphone), utilizzeremo i suoi dati personali per identificarla come nostro assistito, per fornirle i servizi previsti dal suo piano sanitario e inviarle le comunicazioni necessarie alla gestione delle prestazioni.

Il conferimento di questi dati è necessario anche per permetterle di ottenere i servizi online collegati direttamente all’erogazione delle prestazioni e per fornirle, a mezzo e-mail, SMS o, notifiche push, informazioni sullo stato delle sue prenotazioni, promemoria o conferme di appuntamento, riscontri sulla liquidazione dei sinistri, estratti conto periodici dei sinistri, anche riguardanti la posizione dei suoi familiari rientranti nel piano sanitario.

Le ricordiamo che ciascun beneficiario maggiorenne rientrante nel piano sanitario potrà registrarsi individualmente all’ “Area riservata” della nostra web app “Odontonetwork Healthcare System”, per gestire così in autonomia la propria posizione.

CON CHI POSSIAMO CONDIVIDERE I DATI PERSONALI

I dati personali (inclusi quelli sulla salute) saranno condivisi con le strutture sanitarie aderenti al network che erogheranno le prestazioni odontoiatriche di cui Lei beneficerà, con le compagnie assicuratrici e con altri eventuali soggetti, pubblici o privati, esterni alla nostra Società, coinvolti nella prestazione dei servizi o nell’adempimento degli obblighi da essi derivati.

Potranno inoltre essere condivisi e trattati da soggetti esterni di nostra fiducia, a cui affidiamo alcuni compiti di natura tecnica, informatica o organizzativa, che operano quali responsabili del trattamento per nostro conto.

I dati personali potranno infine essere condivisi con terze parti (comprese autorità governative) se richiesto dalle leggi o normative applicabili.

COME TRATTIAMO I DATI PERSONALI

Odontonetwork tratta i dati personali in modo accurato, completo e aggiornato.

Per proteggere i dati personali trattati, Odontonetwork adotta appropriate misure tecniche, fisiche, giuridiche e organizzative che sono conformi alle leggi sulla protezione dei dati.

Poiché la maggior parte dei dati personali in nostro possesso sono archiviati elettronicamente, abbiamo implementato e teniamo aggiornate appropriate misure di sicurezza informatiche per garantire la massima protezione di questi dati.

Quando incarichiamo dei terzi (compresi i nostri fornitori di servizi) di trattare dati personali per nostro conto, tali terzi saranno selezionati accuratamente e saranno tenuti ad adottare misure di salvaguardia appropriate per proteggere la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

QUALI SONO I SUOI DIRITTI

In qualità di interessato, la normativa sulla privacy (artt. 15-22 del GDPR) Le garantisce alcuni diritti che può esercitare relativamente al trattamento dei suoi dati personali, tra cui:

il diritto di accesso ai suoi dati personali oggetto di trattamento, per verificare che stiamo utilizzando i suoi dati personali nel rispetto delle leggi in materia di protezione dei dati;
il diritto di rettifica per ottenere la correzione dei suoi dati personali se imprecisi o non corretti;
il diritto alla cancellazione dei suoi dati personali laddove non ci sia per noi una ragione valida per continuare ad utilizzarli (c.d. “diritto all’oblio”). Non si tratta di un diritto assoluto alla cancellazione. Potremmo avere il diritto o l’obbligo di conservare alcune informazioni, ad esempio nel caso in cui ciò sia necessario per adempiere ad un obbligo legale - incluso il mantenimento della sua posizione assicurativa nei nostri sistemi per il tempo contrattualmente previsto - o qualora vi sia un altro valido motivo giuridico per conservarle;
il diritto alla limitazione del trattamento. In alcune situazioni lei ha il diritto di “bloccare” o limitare un ulteriore utilizzo delle sue informazioni. Quando il trattamento viene limitato, possiamo ancora archiviare le sue informazioni ma non utilizzarle ulteriormente;
il diritto alla portabilità dei dati. Ha il diritto di ottenere copia di alcuni dei suoi dati personali che tratteniamo e riutilizzarli e condividerli per i suoi scopi personali;
il diritto di opporsi al trattamento. Ha il diritto ad opporsi a certi tipi di trattamento dei dati, incluso quello per finalità di marketing diretto (che facciamo solo previo suo consenso);
il diritto di revoca del consenso nel caso in cui un trattamento dei dati avvenga sulla base esclusiva del suo consenso, come quello per le finalità di marketing diretto

Titolare del trattamento è Odontonetwork (https://www.onhc.it/odontonetwork/) che ha sede legale in Via Uberto Visconti di Modrone, 28, 20122 Milano e sede operativa Via XII Ottobre 2, 16121 Genova.

Il “Responsabile per la protezione dei dati” (DPO) da noi nominato è a Sua disposizione per ogni eventuale dubbio o chiarimento sulla presente informativa. Potrà contattarlo presso la sede operativa di Odontonetwork o scrivendo una mail a privacy-dpo@odontonetwork.it per l’esercizio dei Suoi diritti e per conoscere l’elenco aggiornato delle categorie dei destinatari dei dati. Odontonetwork, si impegna a rispondere alla maggior parte delle richieste di esercizio dei diritti di cui sopra entro 30 giorni dal loro ricevimento agli indirizzi indicati nella presente informativa.

Qualora Odontonetwork e il DPO incaricato non fossero in grado di fornire una risposta adeguata a una richiesta di chiarimenti o a un reclamo, in qualità di interessato lei ha diritto di inoltrare un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati personali (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Piazza Venezia 11- 00187 Roma Telefono: (+39) 06.69677.2917 E-mail: urp@gpdp.it).

DICHIARAZIONE DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI RELATIVI ALLA SALUTE PER LE FINALITÀ DI EROGAZIONE DELLE PRESTAZIONI

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è Odontonetwork, rappresentata pro-tempore nella persona del legale rappresentante, il Dott. Filippo Ceppellini, con sede legale in Milano, Via Uberto Visconti di Modrone 28 all’indirizzo e-mail: privacy@odontonetwork.it. L’Azienda ha nominato il Responsabile della protezione dei dati - in inglese Data Protection Officer – (“DPO”), che può essere contattato ai seguenti recapiti: Alessandra Denti, indirizzo postale: Via XII Ottobre 2 16121 Genova, posta elettronica: privacy-dpo@odontonetwork.it

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Odontonetwork tratta i Dati personali degli Interessati in conformità alle previsioni del GDPR e D.Lgs. 196/2003 e sue successive modifiche ed integrazioni.

Il trattamento dei Dati personali viene eseguito per assolvere la propria finalità istituzionale, ovvero: erogare, autorizzare l’erogazione di Prestazioni odontoiatriche in favore degli Interessati in virtù del consenso espresso dall’Interessato per quelle particolari categorie di dati personali (dati sanitari) per cui quest’ultimo è necessario ai sensi del GDPR.

CATEGORIE DI DATI PERSONALI

Odontonetwork, durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può raccogliere, utilizzare, consultare e più in generale trattare i seguenti Dati personali degli Interessati:

Dati anagrafici personali: ad es. codice fiscale, nome e cognome, luogo e data di nascita, sesso, rapporto di parentela, inquadramento professionale, indirizzo di residenza
Dati di contatto: ad es. telefono, cellulare, posta elettronica, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica, indirizzo di residenza, indirizzo di domicilio
Informazioni finanziarie: numero della carta di pagamento, numero di conto e coordinate bancarie
Dati relativi alla salute, o Dati sanitari: dati relativi alla salute, come per esempio dati che rivelano lo stato di salute fisica e/o mentale passata, presente o futura, informazioni su infortuni, (rischio di) malattie o disabilità, cure mediche, esame e controlli ricevuti, abitudini personali rilevanti quali fumo o consumo di alcolici, informazioni su medicinali soggetti a prescrizione medica, storia clinica.

Si precisa che il trattamento, da parte di Odontonetwork, di tali dati relativi alla salute, si rende necessario al fine di erogare le Prestazioni, ed è effettuato: i) previo consenso esplicito prestato dall’Interessato, ovvero da parte dei soggetti esercenti la responsabilità genitoriale, se l’Interessato è un minore, o di chi ne fa le veci; ii) previo consenso esplicito prestato dall’Interessato (Capo nucleo) nel caso in cui il Nucleo Famigliare benefici delle Prestazioni iii) nonché in virtù dell’obbligo legale, in capo ad Odontonetwork, di comunicazione all’anagrafe tributaria ai sensi dell’art. 78, comma 25-bis, della legge 30 dicembre 1991, n. 413, e dei connessi provvedimenti emanati dall’autorità tributaria. In assenza di tale consenso Odontonetwork non potrà trattare tali dati e di conseguenza non potrà erogare le Prestazioni, salvo il rispetto degli obblighi di comunicazione all’anagrafe tributaria di cui sopra.

Le chiediamo pertanto di esprimere il Suo consenso esplicito, anche in favore del Suo Nucleo Famigliare, autorizzandoci all’utilizzo dei dati personali che lei ci fornisce per le finalità suindicate.

Si precisa che l’Interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. La revoca del consenso potrebbe comportare l’impossibilità da parte di Odontonetwork, di adempiere alle proprie obbligazioni contrattuali, con la contestuale possibile sospensione delle Prestazioni.

LIMITAZIONE DELLA RACCOLTA

La raccolta dei suoi dati personali e dei dati personali del suo Nucleo Famigliare relativi alla salute, in virtù del consenso sopra espresso, sarà limitata a quanto necessario per le finalità suindicate.

CONSENSO ESPRESSO

Dopo aver preso visione dell’INFORMATIVA SULLA PRIVACY, anche nella forma più schematica di cui sopra e della relativa dichiarazione di consenso ivi contenuta, esprimo il mio espresso ed esplicito consenso al trattamento dei miei dati personali e dei dati personali dei componenti del mio Nucleo Famigliare da parte di Odontonetwork, in qualità di Titolare del trattamento dei Dati personali, affinché quest’ultima possa erogare in mio favore ed in favore del Nucleo Famigliare le Prestazioni.